Деловое письмо

При получении  отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока  на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном  порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.  
 
Письмо-претензия (рекламация) обычно составляется на 1,5-2 листа формата А4.

Благодарственное письмо

 

Благодарственное письмо (письмо-благодарность) – вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы и четких требований к написанию благодарственного письма нет, оно составляется в произвольной форме. Желательно оформлять благодарственное письмо на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность) может быть инициативным либо ответом на письмо-приглашение или поздравление.

Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным  поводам: 
 
•     за поздравление по случаю юбилея и пр.; 
 
•     за рекомендацию при устройстве на работу; 
 
•     за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если 
он идеально подошел для замещения вакантной должности; 
 
•     за приглашение на прием; 
 
•     за помощь в любом виде - предоставление необходимой 
информации, обработку материалов, в принятии решения. 
 
Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

Как написать благодарственное письмо?

При написании благодарственного  письма следует учесть следующие  реквизиты:

• шапка (кому выражается благодарность – указывается по мере необходимости);
• обращение (ФИО человека, если выражается благодарность какому-то конкретному лицу);
• текст письма;
• подпись лица, которое выражает благодарность (должность, ФИО, подпись).

Благодарственное письмо всегда содержит фразы типа:  
Выражаем благодарность… 
Выражаем глубокую признательность… 
Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т.п.

Гарантийное письмо

 

Гарантийное письмо – это документ, вид некоммерческих деловых писем, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.

Как написать гарантийное  письмо?

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации  с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч. При  составлении гарантийного письма необходимо учитывать следующие реквизиты:

• номер и дата исходящего документа;
• название организации и должностного лица, которому оно адресовано;
• наименование документа (Гарантийное письмо);
• текст письма;
• банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае нарушения обязательств (в случае гарантии оплаты).

Гарантийное письмо может содержать следующие формулировки:  
Гарантируем...  
Настоящим письмом гарантируем...  
Компания "Х" гарантирует...  
Своевременную и полную оплату гарантируем...  
Настоящим гарантируем...

Информационное письмо.

 

Информационное письмо является одним из видов некоммерческих деловых писем.

Как написать информационное письмо

Информационное письмо содержит в  себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение  и прочее. Основная цель составления информационного письма – проинформировать, известить, прорекламировать, просветить о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Часто информационное письмо сопровождается приложениями, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.  
 
Подписывает информационное письмо обычно руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

 
Оформление информационного  письма осуществляется согласно правил, установленных для деловых писем. Структура соответствует общей  структуре делового письма.

Письмо-напоминание

 

Составление письма-напоминания осуществляется с целью побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

 Такое письмо может содержать  напоминание о долге, о сроке  платежа, может отправляться в  случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Такое письмо напоминает о назначенном  ранее мероприятии -совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной перегрузкой современного делового человека. Хотя договоренность о деловой встрече была достигнута ранее или приглашения на прием разосланы в срок, однако для полной уверенности устроителей совещания, переговоров, приема рассылаются письма, напоминающие о вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма сводится к дате и цели мероприятия и выражению надежды (или уверенности), что адресат "почтит его своим посещением". Текст письма весьма краток.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание имеет следующую  структуру:

• ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
• просьба выполнить условия контракта;
• основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Основная  цель написания письма-напоминания  – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания являются:  
Напоминаем Вам… 
Ставим Вас в известность … 
Обращаем Ваше внимание… 
Считаем необходимым уведомить Вас… 
Убедительно/настоятельно просим… 
Требуем от Вас … 
Мы настаиваем… 
 
Структура письма-напоминания соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-подтверждение

 

Письмо-подтверждение – это  некоммерческое деловое письмо.

Как написать письмо-подтверждение

Составляют  письмо-подтверждение с целью  подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей  и т.п. Письмо-подтверждение может  заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. Написание письма-подтверждения сопровождается следующими шаблонными фразами: 
 
Сообщаем Вам, что мы получили … 
Подтверждаем получение … 
С благодарностью подтверждаем… 
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п. Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-поздравление

 

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо. Cоставляют письмо-поздравление с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Как написать письмо-поздравление

Жестких требований к написанию письма-поздравления не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому направлено поздравление. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).  
 
Оформление письма-поздравления может осуществляться как на фирменном бланке компании, так и на любой разноцветной бумаге либо открытке.  
 
Структура письма-поздравления соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-приглашение.

 

Составляется письмо-приглашение  в случае необходимости приглашения  на какое-то мероприятие: концерт, благотворительный  вечер, семинар, совещание, конференцию  и т.п.

Как написать письмо-приглашение

Текст приглашения  должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.  
 
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.  
 
На письмо-приглашение желательно отправлять ответ, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.  
 
Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба

 

Письмо-просьба содержит просьбу  о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов и т.п. При  составлении письма-просьбы нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Письмо-просьба может содержать в себе не одну просьбу.

Как написать письмо-просьбу

Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически  идентично письму-запросу.  
 
Шаблонные фразы письма-просьбы

• обоснование просьбы: 
  В связи с… 
  Учитывая… 
  Ввиду… 
  Исходя из… 
  В целях… 
  На основании… 
  Согласно… 
  В соответствии с…;
• текст просьбы: 
  Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/срочно выслать … 
  Обращаемся к Вам с просьбой… 
  Просим Вашего содействия в… 
  Просим Вашего согласия на… 
  Также просим Вас….

Оформление  письма-просьбы осуществляется на фирменном  бланке организации. Письмо-просьба  обычно подписывается руководителем  организации либо уполномоченным лицом.

Письмо-соболезнование

 

Cоставляется письмо-соболезнование  с целью выражения сочувствия  по поводу какого-то печального  события либо утраты.

Как написать письмо-соболезнование

Оно пишется  в свободной форме, оформление письма-соболезнования осуществляется на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.  
 
Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования 
Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы. 
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … 
Для нас было огромным потрясением известие о … 
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … 
Мы были глубоко огорчены, узнав о … 
Нам трудно поверить печальному известию о …

Сопроводительное письмо

 

Составляется сопроводительное письмо в случае отправления документов с указанием наименования документа  и необходимой инструкции к нему. Отдельного внимания заслуживает написание сопроводительного письма к резюме, о котором вы можете прочитать на страницах этого сайта в разделе "Резюме".

Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительное  письмо обычно начинается со слов:  
Направляем Вам… 
Высылаем Вам… 
Представляем Вам…  
 
Сопроводительное письмо также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблоны: 
Просим подтвердить получение… 
Просим передать… 
Просим информировать… 
Просим возвратить… 
Просим руководствоваться… и т.п.  
 
Составляется сопроводительное письмо согласно общей структуре делового письма. Оформление сопроводительного письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Структура делового письма

 

Типовая внутренняя структура делового письма:

1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:
• заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.  
  Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».
• обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.  
  Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.
• цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. 
  Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».
2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.
3. Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.  
   Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.