Отчет по практике в отделе кадров

      Я, Хорунжева Ирина Сергеевна, студентка 3 курса дневного отделения специальность  «социальная работа» проходила  производственную практику в отделе кадров в филиале Российского  Государственного Социального Университета в г. Серпухове в должности  делопроизводителя. Сроки прохождения: 8.06.2007 г. – 5.07.2007 г. (4 недели).

      В отличие от учебных практик, пройденных мною на 1 и 2 курсах обучения, эта практика является производственной и, следовательно, по значимости более важной для меня как будущего специалиста в социальной работе.

      Кадры — главная составляющая социальной работы.

      Для работы с кадрами практически значимыми являются:

• кадровая политика — определение перспективных и текущих целей при работе с кадрами, разработка необходимых мероприятий и их практическая реализация;
• принципы подбора и расстановки кадров — правила, нормы, положения, которыми руководствуются или которых фактически придерживаются при подборе и расстановке людей в данной структуре;
• подбор персонала — выявление и оценка работников для назначения на определенную должность;
• расстановка кадров — распределение работников в данной организационной структуре, в том числе назначение на первую (для данного человека) должность; выдвижение на вышестоящую; перевод на другую, но одноуровневую должность; перемещение на нижестоящую; переход в другую сферу деятельности;
• оценка кадров — сбор, анализ и систематизация информации о качествах (способностях) человека, результатах его работы за определенный период времени; содержании выполняемой им работы; общении с людьми и др.;
• ротация персонала — периодическая смена занимаемых должностей. Ротация соединяет принцип стабильности (работа в течение какого-то времени в одной должности) и принцип перемещения (смена должности по истечении какого-то срока);
• селекция работников — процесс и определенная технология отбора нужных кадров по критериям;
• повышение квалификации — периодическая учеба кадров с отрывом или без отрыва от работы, предусматривающая пополнение, обновление и совершенствование знаний и умений;
• карьера кадров (служебная карьера) — продвижение работников снизу вверх по служебной лестнице с помощью определенной системы;
• кадры — от уровня управления ими зависят результаты деятельности, эффективность социальной работы.

      Организация кадровой службы на предприятии начинается с создания отдела кадров. Его численный состав и структура зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

      Любое структурное подразделение действует  на основе локального нормативного документа, который определяет цели, задачи и функции деятельности подразделения, его место и взаимоотношения в общей структуре предприятия, а также вопросы подчинения и взаимодействия между сотрудниками подразделения.

      Основной  документ, который регламентирует деятельность отдела кадров, – это Положение об отделе кадров (или Положение о кадровой службе).

      Положение об отделе кадров обычно разрабатывают и утверждают при создании отдела кадров. Однако, если такой отдел уже создан и успешно функционирует, а документ, регламентирующий его деятельность, так и не был принят, целесообразно это сделать уже в процессе работы отдела кадров.

      Разрабатывает Положение об отделе кадров начальник  отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем.

      Закон не установил строгой формы этого документа, поэтому каждая фирма решает сама, какие вопросы в нем отражать. Обычно Положение начинается с преамбулы, которая указывает предназначение документа. Затем идет основной текст, состоящий из разделов:

      1. Общие положения.

      2. Цели, задачи, функции.

      3. Полномочия.

      4. Взаимодействие.

      5. Ответственность.

      6. Заключительные положения.

      В разделе «Общие положения» указывают  цели кадровой работы, полное и сокращенное название кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют как деятельность кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников.

      В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы.

      В разделе «Полномочия» перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности. Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе «Взаимодействие». Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства компании, а также обмена документами как внутри компании, так и с другими фирмами и предприятиями.

      В разделе «Ответственность» определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

      В «Заключительных положениях», как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.

      Чтобы облегчить подготовку основного текста, можно воспользоваться ГОСТ Р 6.30-97.

      Положение об отделе кадров утверждает руководитель компании. При этом дополнительно издавать приказ или распоряжение не нужно. Документ вступает в действие с момента его утверждения. Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.

      Все документы, с которыми приходится работать кадровой службе, можно разделить:

• на организационные;
• на распорядительные;
• на справочно-информационные;
• на документы по личному составу;
• на журналы (книги) учета и контроля.

      Пример  должностной инструкции «Должностные обязанности специалиста по кадрам (проект)» и, следовательно, организационный документ смотри Приложение 1.

      В ходе своей производственной практики я училась работать непосредственно  с личными делами студентов очного и заочного отделения различных  специальностей.

      Личное  дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о студенте и его учебной деятельности. Личное дело оформляют на каждого студента после издания приказа о зачислении в университет и ведут в течение всей учебной деятельности на этом месте. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество студента, дату принятия в университет (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

      Личное  дело студента включает в себя:

• личное заявление о поступлении или переводе в РГСУ;
• копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
• копия паспорта;
• академическая справка;
• справка с места работы (копия трудовой книжки);
• справка с места жительства;
• выписка из приказа о зачислении;
• заявление на изменение фамилии;
• выписка из приказа об изменении фамилии;
• заявление об отчислении;
• выписка из приказа об отчислении;
• характеристика;
• направления на учебу;
• зачетная книжка;
• студенческий билет;
• копия диплома.

      А также дополнительные документы:

• медицинская справка;
• фотографии;
• другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле (например, документы, подтверждающие льготы студента и право на бюджетные целевые места).

      К каждому личному делу составляют опись (Приложение 2). В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотографию студента, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать университета.

      Все приказы о зачислении на курс, переводе на курс или из другого учебного заведения, об отчислении, изменении  фамилии находятся в специальных  журналах (книгах) учета и контроля.

      Журналы (книги) учета и контроля – это  документы внутреннего

пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение.

      Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Как правило, срок хранения личных дел в архиве организации составляет 75 лет, а по истечению определенного срока документы подлежат уничтожению.

      В процессе учебы на всех студентов  оформляются справочные (учебные) карточки (Приложение 3). Чем же удобна эта карточка? В справочной карточке указана наиболее необходимая информация о студенте в сжатом виде:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения;
• гражданство;
• специальность;
• адрес регистрации и адрес проживания;
• предыдущее место обучения;
• льготы;

а также:

• приказ о зачислении;
• приказы о переводе на последующие курсы;
• дата окончания университета;
• сведения о дипломе.

      Таким образом, справочная карточка компактна  и очень удобна в использовании  в отличие от личного дела, которое  содержит большое количество листов, а также в карточке содержится краткая, но в то же время важная информация о студенте. Тем самым справочная карточка облегчает работу специалиста по кадрам.

      Необходимо  также рассказать о личных карточках студентов по воинскому учету (Приложение 4). Они оформляются только на студентов дневного отделения и, по сути, похожи на справочные (учебные) карточки, с одной лишь разницей, что в них помимо общей информации, содержатся паспортные данные и сведения о воинском учете. Личные карточки студентов по воинскому учету особенно важны при проверках военкомата, т.к. необходимо вести контроль над призывниками.

      Вся информация о студентах строго конфиденциальна.

      Работа  отдела кадров филиала  РГСУ построена следующим  образом:

• все личные дела студентов располагаются в алфавитном порядке и определенной последовательности, т.е. разбиваются не только на курсы (1, 2, 3,…) и специальности («социальная работа», «финансы и кредит», «менеджмент организации», «юриспруденция»), но и по формам обучения (очная и заочная формы), а для студентов заочного отделения личные дела также формируются на базе предыдущего образования (среднее (полное) общее, среднее специальное, высшее образование);
• справочные (учебные) карточки студентов содержат необходимую информацию, намного удобней в использовании в отличие от личных дел, быстрый доступ к ним облегчает работу;
• журналы (книги) учета и контроля представляют собой большие тома, которые разбиты по годам. В них собраны абсолютно все приказы, касающиеся зачислений, переводов, отчислений, а также изменений фамилий и стипендий;
• современный и оперативный способ работы – разработка и создание компьютерной базы данных на всех студентов, что еще более облегчает создание запросов и вывод отчетов.

      В ходе производственной практики я:

• ознакомилась с работой специалиста по кадрам, а именно мною были изучены должностные обязанности специалиста по кадрам;
• научилась работать с личными делами студентов как очного, так и заочного отделения, при этом быстро находить нужную информацию;
• научилась работать с личными делами выпускников и отчисленных студентов, которые находятся в архиве филиала;
• научилась оформлять справочные (учебные) карточки на студентов;
• научилась оформлять личные карточки студентов по воинскому учету;
• научилась составлять опись в личном деле;
• научилась работать с компьютерной базой данных;
• научилась находить приказы в журналах (книгах) учета и контроля;
• всячески помогала методистам, которые просили найти дело студента и проверить информацию;
• помогала специалистам по кадрам подшивать в личные дела документы различного типа.