Бланки документов и их использование на предприятии отрасли

Изготовление бланка структурного подразделения, филиала, представительства  производится в том случае, если оно является автором документа  в соответствии с положением о  нем. Название структурного подразделения, филиала, представительства размещается ниже наименования организации.

Официально закрепленное наименование автора документа размещается на всех бланках.Наименование организации  в бланке оформляется на государственном языке РФ, государственных языках республик и иных языках народов РФ (Федеральный закон от 25.10.91 № 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”).

Полное и сокращенное наименование организации в бланке на иностранном  языке воспроизводится в том  случае, если оно закреплено в учредительных документах (в уставе).

Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.00, установлено полное и сокращенное название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.

Справочные  данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Открытое акционерное  общество 
“ЗАВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ ПОДШИПНИКОВ” 
Мичурина, 98а, г. Самара, 443068 
Телефон: (8462) 38-72-30, 35-58-53 
Телефакс: (8462) 38-72-30, 38-76-21 
E-mail: sbf@hippo.ru 
р/с 40702810630000000002 в ОАО ПК “Элкабанк” 
к/с 30101810000000000878 в ГРЦКЦ ГУ 
ЦБ по Самарской области 
БИК 043601878, ИНН 6316040924 
ОКПО 40993844, ОКОНХ 14350 
_________ № _________________ 
На № _________ от _____________

Справочные данные в  полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской  связи.На других бланках, в т. ч. на общем  бланке, целесообразно проставлять  отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.

Местом издания или составления организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.

При установлении места  составления или издания документа  особое значение имеют договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

При обозначении городов  Москва и Санкт-Петербург в реквизите “Место составления или издания” сокращение “г.” не употребляется.

Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 “Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации” нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Наименование вида документа  размещается в бланках конкретного  вида документа. Наиболее распространенными  являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.

Рекомендуется бланки отдельных  документов изготавливать в том  случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или при устойчивости того или иного бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.

Общий бланк  организации строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.

Общий бланк может  включать следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему организации или товарный знак, знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации – автора документа;
• место составления или издания документа.

Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.

Бланк называется общим, поскольку на нем может изготавливаться  любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться  протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.

Использование общих  бланков способствует унификации документных  форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает количество ошибок при оформлении документов.

На всех без исключения бланках наносятся при их изготовлении ограничительные отметки для  расположения реквизитов:

• дата документа и регистрационный номер документа: _________ № ____________;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;
• место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод…

Ограничительные отметки  для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.

Размещение на всех бланках  ограничительных отметок для  заголовка или краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.

Использование заголовка  к любому документу имеет принципиальное значение при построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором  текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.

Место для заголовка  на бланке целесообразно отводить в  левой части листа ниже справочных реквизитов для более удобного использования  площади для написания текста.

На бланках целесообразно  также определить место для проставления отметки о контроле исполнения документа. Такое место выделяется на левом  поле бланка в виде квадрата, где  будет проставлена от руки буква  “К” – контроль или соответствующий  штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.

Возможно, при целесообразности и необходимости, использовать ограничительные отметки для размещения текста документа на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.

Бланки документов изготавливаются  преимущественно типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление:

• наименование вида бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• организация – поставщик бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера бланков.

 

Выдача:

• наименование вида бланка;
• серия и номера бланков;
• получатель бланка (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего);
• количество экземпляров;
• расписка в получении;
• отметка об уничтожении.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых  металлических шкафах (сейфах). 
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДОУ организации. 
Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел.

Проверка наличия, использования  и хранения гербовых бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, использовании и хранении бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

2. Реквизиты документов: Оттиск печати, Отметка о заверении копии,  требования  к  оформлению,  расположению.  Привести  примеры оформления данных реквизитов

Документы необходимо составлять и оформлять в соответствии с формуляром, принятым для разновидности кадровых документов. Формуляром документа называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности. Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и др.

Оттиск печати должен располагаться  внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит  специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии  документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.¹

Например:

Верно

Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко

06.04.2009

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.²

При рассылке документов, имеющих  нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).³

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).⁴

Отметка о заверении  копии используется и для удостоверения  верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и  др.).⁵ Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). ⁶